La mise en place de la facturation électronique : une obligation mais également une opportunité

La généralisation de la facturation électronique engendre l'obligation pour toutes les entreprises d'être en mesure d'émettre et de recevoir des factures au format électronique. Selon le calendrier initial, toutes les entreprises devaient être aptes à recevoir des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024. L'obligation d'émettre des factures électroniques, ainsi que certaines données associées à l'administration fiscale, était prévue de manière progressive entre 2024 pour les grandes entreprises et 2026 pour les TPE et PME.

Un report, annoncé en juillet dernier, a conduit à l'élaboration d'un nouveau calendrier dans le cadre de la loi de finances pour 2024. La nouvelle date de généralisation de la facturation électronique est fixée à partir de 2026. Ce report vise à accorder le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurelle pour l'économie et à assurer aux quatre millions d'entreprises concernées une transition vers la facturation électronique dans des conditions optimales.

Par conséquent, il est impératif, avec ce nouveau calendrier, que les entreprises continuent leur préparation afin de transformer cette obligation en opportunité.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, via une plateforme dédiée. Elle comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, la distinguant ainsi des factures « papier » ou des PDF classiques. La facturation électronique (également appelée « e-invoicing ») concerne l'ensemble des transactions d'achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services entre des entreprises établies en France assujetties à la TVA, dès lors qu'il s'agit d'opérations domestiques sur le territoire national.

En outre, les entreprises doivent transmettre à l'administration fiscale certaines informations relatives à des opérations commerciales non couvertes par la facturation électronique : dispositif appelé « e-reporting ». Cela concerne notamment les entreprises soumises à la TVA en France commerçant avec des particuliers, des non-assujettis ou des entreprises non établies sur le territoire national. Ces données incluent, par exemple, le montant de l'opération ou le montant de la TVA facturée.

Les factures électroniques transiteront par des plateformes utilisées par l'émetteur et le destinataire de la facture. Ces plateformes peuvent être le Portail Public de Facturation (PPF autrement appelé Chrorus Pro) ou des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) accréditées par l'administration fiscale (un service d'immatriculation consacré aux PDP a été ouvert en mai 2023).

Une plateforme de dématérialisation est un prestataire de services qui jouera plusieurs rôles :

• Émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client. Ces opérations s'effectueront dans des conditions garantissant le maintien de l'intégrité des données, leur authenticité, leur lisibilité et leur exhaustivité.
• Extraction et transmission de certaines données de la facture à l'administration fiscale (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant HT de l'opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué) ;
• Transmission à l'administration fiscales de données de transactions qui ne font pas l'objet d'une facture électronique (e-reporting)
• Transmission des données de paiement pour l'ensemble des opérations (optionnellement).

Dans le nouveau calendrier, toutes les entreprises devront être aptes à recevoir des facturations électroniques à partir de septembre 2026. Cela implique de choisir une plateforme intermédiaire pour être capable de recevoir les factures électroniques émises par les grandes entreprises et les éventuelles entreprises optant pour une entrée anticipée dans la réforme.

Quels sont les objectifs de cette réforme et quelles sont les opportunités pour les entreprises ?

La généralisation de la facturation électronique et de la transmission à l'administration fiscale des données de transaction vise plusieurs objectifs :

• Renforcer la compétitivité des entreprises en allégeant la charge administrative et en générant des gains de productivité grâce à la dématérialisation.
• Simplifier, à terme, les obligations déclaratives en matière de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations.
• Améliorer la lutte contre la fraude, au profit des opérateurs économiques de bonne foi et d'une concurrence loyale.
• Améliorer la connaissance en temps réel de l'activité des entreprises pour permettre un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des acteurs.

Cette future obligation ne doit pas être vue uniquement comme un moyen pour l'administration de mieux contrôler la TVA. Il existe clairement des opportunités et avantages liés à la transition vers la facturation électronique pour les TPE-PME :

• Les entreprises devraient bénéficier d'une réduction des coûts de traitement d'environ 30 % et d'une économie financière de 50 à 75 % par rapport à un traitement papier.
• La facturation électronique permet un meilleur suivi des échéances, une accélération du processus (relance automatisée), et donc un meilleur respect des délais de paiement. La transparence sera possible pour les fournisseurs-clients tout au long du processus de facturation, permettant de réémettre rapidement une facture refusée, évitant ainsi un décalage important du règlement.
• Les données produites dans le contexte de la facturation électronique constituent une opportunité pour mieux gérer son entreprise. Avec des données de facturation et de paiement normalisées et structurées, elles peuvent être exploitées au service de la stratégie d'entreprise. Mises en forme au sein d'un tableau de bord, ces données offriront au chef d'entreprise une vision enrichie de ses relations avec ses clients et fournisseurs, ainsi que de leur impact financier (délais de livraison et de paiement, impayés, TVA, besoin en fonds de roulement et trésorerie). Ces informations contribueront à une meilleure compréhension du fonctionnement de l'entreprise vis-à-vis de son écosystème et à un meilleur pilotage de l'entreprise avec de nouvelles possibilités en matière de comptabilité (automatisation des procédures comptables) et de gestion de trésorerie (paiements anticipés, refinancement, prévisions, escompte dynamique).
• Une diminution des litiges potentiels, évitant certains contournements aux délais de paiement avec une facture « non reçue ». Avec la facturation électronique, le fournisseur pourra être notifié du bon dépôt de sa facture chez son client, qui ne pourra pas prétendre ne pas l'avoir reçue.

Comment se préparer dès maintenant ?

Le report de la généralisation de la facturation électronique doit être mis à profit pour se préparer afin de tirer tous les avantages. La facture électronique ne se résume pas à la simple dématérialisation des factures.

Cette préparation commence par un état des lieux des outils de l'entreprise, notamment en identifiant les flux de factures provenant des fournisseurs et celles émises par l'entreprise. Il est essentiel de comprendre comment les factures sont actuellement gérées, quelle est la quantité de factures envoyées et reçues, quels sont leurs formats, et combien il y a de clients et de fournisseurs.

Il est également impératif de vérifier les bases de données existantes et, si nécessaire, de les compléter en ajoutant de nouvelles mentions obligatoires. Le Code général des impôts (article 242 nonies A de l'annexe II) ou le Code de commerce (article L. 441-9) rendent déjà obligatoires certaines informations, comme l'identification du fournisseur, du client, le numéro de la facture, la date d'émission, le montant de la taxe à payer. Avec la facturation électronique, quatre nouvelles mentions seront rendues obligatoires à des fins de gestion : le numéro SIREN, l'adresse de livraison des biens (lorsqu'elle diffère de l'adresse du client), l'information indiquant si les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services, ou si elles sont constituées de ces deux catégories d'opérations, et le paiement de la taxe d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

L'entreprise devra également ajuster son processus de traitement des factures en fonction de ses spécificités :

• Les entreprises équipées d'un logiciel de comptabilité pourront, dans la plupart des cas, utiliser les fonctionnalités de transmission proposées par la majorité des solutions. Il faudra simplement s'assurer que la solution disponible offre un connecteur permettant la transmission correcte des factures et des données d'e-reporting via le raccordement au Portail Public de Facturation (mis en œuvre par l'État) ou à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
• Pour les entreprises avec un faible volume de factures, il sera possible de s'acquitter manuellement de ses obligations en utilisant les services mis à disposition par certaines plateformes, soit avec l'utilisation d'un outil dédié sur certaines plateformes permettant de transformer une facture émise au format PDF simple en une facture numérique dans un des formats normalisés attendus, soit avec une saisie directe de ses données de facturation proposée par certaines plateformes.
• Pour les entreprises qui produisent d'importants volumes de factures, il sera peut-être judicieux de recourir aux services d'une plateforme.

Le choix de la plateforme est totalement libre, et une entreprise peut choisir une ou plusieurs plateformes de dématérialisation, avec la possibilité de faire un choix distinct de plateforme pour la facturation électronique « e-invoicing » et la transmission des données de transaction « e-reporting ». De même, en ce qui concerne la facturation électronique, elle peut utiliser des plateformes différentes pour l'émission et la réception de ses factures. Il est donc important pour l'entreprise d'adapter son choix en fonction de ses spécificités. Les entreprises peuvent se référer au dossier de spécifications externes de la facturation électronique élaboré par la DGFiP, qui identifie des cas d'usage ou de gestion pour de nombreuses situations présentant certaines spécificités, notamment en relation avec l'intervention d'un tiers, les modalités de règlement, ou les règles de facturation.

Au-delà du respect des obligations imposées à l'entreprise, la facturation électronique représente également une opportunité d'engager un processus de digitalisation et d'automatisation des processus comptables clients et fournisseurs. Dans leur choix parmi les différentes plateformes, les entreprises devront analyser les fonctionnalités supplémentaires proposées, telles que l'intégration d'un logiciel comptable, d'un logiciel d'achat, ou encore le suivi de l'activité de l'entreprise via des tableaux de bord et des statistiques. Notez que des dispositifs d'aide existent sur la Région Grand Est et sur l'Eurométropole de Strasbourg notamment. La CCI Alsace Eurométropole vous propose ici un descriptif de ces aides :  Projets numériques : quelles sont les aides mobilisables ? | CCI Alsace Eurométropole